Podstawy programu MS Excel

Microsoft Excel to klasyczny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Jest to wszechstronny program pozwalający na zebranie, przetwarzanie i analizę zarówno prostych, jak i bardzo złożonych zestawów danych.

Po uruchomieniu programu Excel ukazuje się nam okno tworzenia nowego arkusza. Możemy wybrać pusty arkusz albo jeden z dostępnych szablonów.

Po utworzeniu nowego skoroszytu mamy już dostęp do pełnych opcji programu. Na przestrzeń roboczą składają się narzędzia pogrupowane w kartach na górnym pasku narzędziowym oraz sam arkusz. Na dole okna mamy możliwość zarządzania arkuszami, możemy dodawać i usuwać arkusze, zmieniać ich nazwy i kolejność.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Plik - zawiera między innymi odnośniki do ostatnio używanych skoroszytów, drukowania dokumentów, zapisywania i udostępniania plików.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Narzędzia główne - w tym miejscu znajdują się wszystkie podstawowe narzędzia niezbędne przy pracy nad arkuszem. Znajdziemy tutaj opcje formatowania tekstu (czcionki, jej kolor, rozmiar i wyrównanie), konfigurowania formatów liczb, formatowania tabel i komórek oraz znajdowania, filtrowania i sortowania danych zawartych w arkuszu.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Wstawienie - za pomocą narzędzi zebranych w tej karcie możemy wstawić do arkusza tabele, ilustracje, dodatki pakietu Office, wykresy, wykresy przebiegu w czasie, filtry, linki, komentarze oraz symbole.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Formuły - zawiera funkcje, które możemy użyć do obróbki danych. Mamy do dyspozycji wstawianie funkcji, bibliotekę funkcji, nazwy zdefiniowane, inspekcja formuł oraz obliczenia.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Dane - tutaj możemy pobierać i odświeżać dane z zewnętrznych źródeł danych, obliczać wartości danych zawartych w skoroszycie, oraz sortować i filtrować je.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Recenzja - tutaj znajdują się opcje sprawdzania dostępu oraz wyświetlania i edycji komentarzy.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Karta Widok - tutaj znajdują się opcje przełączania pomiędzy różnymi widokami arkusza danych.

Źródło: Jakub Piskorowski

Formatowanie komórki

Excel pozwala na formatowanie komórek tabeli na różne sposoby. Możliwe jest zmienianie czcionki, koloru, tła, wyrównania, dodawanie ramki itp. Formatowanie pozwala na lepszą czytelność i prezentację danych w tabeli. Można formatować pojedyncze komórki lub zaznaczone grupy komórek. Formatowanie można również zastosować przy użyciu formuł i formatek warunkowych.

Źródło: Jakub Piskorowski

Na karcie Narzędzia główne w grupie Style znajdziesz opcję Style komórki, która umożliwia szybkie nadanie wybranym komórkom spójnego wyglądu. Do wyboru są gotowe, predefiniowane style obejmujące zestawy ustawień, takich jak rodzaj i rozmiar czcionki, kolor tła, obramowanie czy sposób wyświetlania liczb. Dzięki temu w prosty sposób można wyróżnić nagłówki, podsumowania czy ważne dane w arkuszu.

Korzystanie ze stylów pozwala:

• zachować jednolity i estetyczny wygląd całego arkusza,

• oszczędzić czas, eliminując konieczność ręcznego formatowania każdej komórki,

• szybko dostosować wygląd dokumentu do celów prezentacyjnych lub wydruku.

W razie potrzeby użytkownik może także tworzyć własne style komórek, dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Źródło: Jakub Piskorowski

Formatowanie warunkowe

Formatowanie warunkowe pozwala automatycznie zmieniać wygląd komórek w zależności od zawartych w nich danych. W przypadku formatowania opartego na wartościach Excel analizuje liczby w wybranym zakresie, a następnie przypisuje im kolory zgodnie z określoną skalą. Najmniejsza wartość otrzymuje kolor oznaczający „początek” skali, największa – kolor „końcowy”, a wartości pośrednie są cieniowane proporcjonalnie.

Dostępne są m.in.:

• skala dwukolorowa – gdzie wskazujemy kolor dla wartości minimalnej i maksymalnej,

• skala trójkolorowa – w której dodatkowo można określić kolor dla wartości średniej.

Takie formatowanie ułatwia szybkie dostrzeżenie trendów, np. najwyższych i najniższych wyników, oraz porównanie danych w arkuszu bez konieczności tworzenia wykresów.

Poniżej została przedstawiona lista kroków do formatowania warunkowego:

1. Zaznaczamy dane, które chcemy sformatować.

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

2. Wybieramy Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Nowa reguła

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

3. Wybieramy typ reguły: Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości.
   Poniżej styl formatowania: Skala 2-kolorowa lub Skala 3-kolorowa
   Możemy ustawić typ, wartość (opcjonalna), oraz kolor

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

4. Po naciśnięciu OK nasze komórki zostaną sformatowane.

Źródło: Jakub Piskorowski

Formatowanie warunkowe w Excelu pozwala tworzyć reguły, które działają tylko dla określonych wartości. Dzięki temu można łatwo wyróżnić dane spełniające konkretne kryteria, np.:

• liczby większe niż 7,

• liczby mniejsze niż 3,

• wartości mieszczące się w przedziale od 3 do 7,

• liczby równe dokładnie 0,

• a także wiele innych warunków, które możemy samodzielnie zdefiniować.

Zakres wartości można określić na dwa sposoby:

1. Na sztywno – wpisując konkretną wartość w trakcie tworzenia reguły.

2. Dynamicznie – odwołując się do komórek w arkuszu, z których Excel automatycznie pobiera granice przedziału.

Aby wskazać sposób wyróżniania takich komórek, należy kliknąć przycisk Formatuj… i ustawić wybrane opcje, np. kolor tła, czcionki, obramowanie czy styl liczby. Dzięki temu komórki spełniające warunki będą natychmiast wyróżnione, co ułatwia analizę danych.

Źródło: Jakub Piskorowski

Formatowanie tabel

Tabele w Excelu są bardzo przydatnym narzędziem do porządkowania, analizy i wizualnego grupowania danych. Dzięki nim arkusz staje się bardziej czytelny, a dodatkowe funkcje, takie jak automatyczne filtrowanie czy możliwość szybkiego sortowania, znacznie ułatwiają pracę. W jednym arkuszu można utworzyć dowolną liczbę tabel, w zależności od potrzeb.

Aby utworzyć tabelę:

1. Zaznacz komórkę lub cały zakres danych, które chcesz sformatować.

2. Na karcie Narzędzia główne kliknij opcję Formatuj jako tabelę.

3. Wybierz jeden z dostępnych stylów tabeli (np. z kolorowymi nagłówkami, paskowanymi wierszami).

4. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz opcję Moja tabela ma nagłówki, jeśli pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn. Następnie kliknij OK.

Po utworzeniu tabela zyskuje dodatkowe możliwości, takie jak:

• szybkie filtrowanie i sortowanie danych w nagłówkach,

• automatyczne rozszerzanie tabeli przy dodawaniu nowych wierszy lub kolumn,

• możliwość korzystania z sum częściowych i sum końcowych,

• wygodne stosowanie stylów i formatów ułatwiających analizę danych.

Dzięki tabelom w Excelu można więc nie tylko uporządkować dane, ale także łatwiej je analizować i prezentować.

• Wiersz nagłówka - Tabela zawiera domyślnie wiersz nagłówka. Każda kolumna w tabeli ma funkcję filtrowania w wierszu nagłówka, umożliwiającą szybkie filtrowanie lub sortowanie danych w tabeli.

• Sortowanie - możemy posortować dane tekstowe od A do Z lub od Z do A oraz dane liczbowe malejąco lub rosnąco.

Źródło: Jakub Piskorowski

• Filtrowanie – możemy filtrować tekst na kilka sposobów, rozwijając wiersz nagłówka > filtr tekstu > wybierając jedną z wielu. Sprawdzając czy wyraz: równa się, nie równa się, zaczyna się od, Kończy się na, zawiera, nie zawiera lub zastosować filtr niestandardowy. Tak samo sprawa wygląda w przypadku danych liczbowych, daty i innych typów danych.

Źródło: Jakub Piskorowski

W zakładce Projekt tabeli, możemy również zmienić style tabeli.

• Wiersz nagłówka - umożliwia włączenie lub wyłączenie wiersza nagłówka.

• Wiersz sumy - Wiersz sumy znajduje się na końcu tabeli i zawiera sumy dla każdej kolumny.

• Wiersze naprzemienne - Umożliwia odmienne formatowanie wierszy parzystych i nieparzystych.

• Pierwsza kolumna - Umożliwia wyświetlanie specjalnego formatowania dla pierwszej kolumny tabeli.

• Ostatnia kolumna - Umożliwia wyświetlanie specjalnego formatowania dla ostatniej kolumny tabeli.

• Kolumny naprzemienne - Umożliwia odmienne formatowanie kolumn parzystych i nieparzystych.

• Przycisk filtru - Umożliwia wyświetlanie przycisku filtru w wierszu nagłówka każdej kolumny.

Źródło: Jakub Piskorowski

Tabela przestawna

Tabele przestawne to jedno z najpotężniejszych narzędzi Excela, które pozwala w szybki i elastyczny sposób podsumowywać oraz analizować duże zbiory danych. Dzięki nim można łatwo grupować informacje, obliczać sumy, średnie czy inne miary statystyczne, a także tworzyć raporty pod kątem różnych kryteriów. To świetne rozwiązanie, gdy chcemy spojrzeć na dane z różnych perspektyw bez konieczności ręcznego tworzenia skomplikowanych formuł.

Jak utworzyć tabelę przestawną?

1. Zaznacz zakres komórek, który chcesz analizować.

2. Wybierz kartę Wstawianie > Tabela przestawna.

3. W obszarze Wybierz dane, które chcesz analizować wskaż tabelę lub zakres.

4. Sprawdź, czy zaznaczony zakres danych jest poprawny.

5. W sekcji Wybierz, gdzie chcesz umieścić raport wybierz:

   • Nowy arkusz – aby tabela pojawiła się w osobnym arkuszu,

   • Istniejący arkusz – aby umieścić tabelę w wybranym miejscu bieżącego arkusza.

6. Kliknij OK.

Źródło: Jakub Piskorowski

Po utworzeniu tabeli po prawej stronie pojawi się okienko pól tabeli przestawnej, w którym można przeciągać pola do odpowiednich obszarów:

• Wiersze – aby grupować dane według wybranych kategorii,

• Kolumny – aby wyświetlać porównania w układzie tabelarycznym,

• Wartości – aby wykonywać obliczenia (np. suma, średnia, liczba elementów),

• Filtry – aby ograniczyć zakres wyświetlanych danych.

Przykład
Załóżmy, że mamy listę książek z tytułem, autorem i ceną. W tabeli przestawnej możemy ustawić:

• Autor w obszarze Wiersze,

• Tytuł w obszarze Kolumny lub dodatkowo w Wierszach,

• Cena w obszarze Wartości (domyślnie zostanie policzona suma).

W efekcie otrzymamy zestawienie sumy cen książek pogrupowanych według autora, co pozwoli szybko porównać dorobek poszczególnych twórców pod względem wartości.

Źródło: Jakub Piskorowski

Importowanie danych z pliku

Program Excel umożliwia pracę nie tylko z plikami w formacie .xlsx, ale także z prostymi plikami tekstowymi (.txt) oraz plikami wartości rozdzielanych przecinkami (.csv). Takie pliki często pochodzą z baz danych, systemów księgowych, stron internetowych czy innych aplikacji, które eksportują dane w formie tekstowej.

Jeśli otworzymy plik .txt lub .csv bezpośrednio w Excelu, jego format ani rozszerzenie nie zostaną zmienione – dane zostaną wyświetlone w arkuszu w takiej postaci, w jakiej zostały zapisane, zwykle w jednej kolumnie. Aby jednak dane były czytelne i poprawnie rozdzielone do poszczególnych kolumn (np. imię, nazwisko, adres, cena), należy skorzystać z procesu importowania.

Import danych z pliku tekstowego/CSV krok po kroku:

1. Przejdź do zakładki Dane i wybierz opcję Z pliku tekstowego/CSV.

2. Wskaż plik, który chcesz zaimportować.

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

3. Pojawi się okno dialogowe, w którym można ustawić:

   • kodowanie znaków (np. UTF-8, Windows-1250), aby poprawnie wyświetlały się polskie znaki,

   • ogranicznik (np. przecinek, średnik, tabulator) – czyli znak, który oddziela poszczególne wartości w pliku,

   • opcję wykrywania typów danych, aby Excel automatycznie rozpoznał liczby, daty i tekst.

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

4. Jeśli plik zawiera nagłówki w pierwszym wierszu, kliknij przycisk Przekształć dane, aby otworzyć Edytor Power Query. Tam możesz dodatkowo dostosować wygląd tabeli i zaznaczyć opcję Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków.

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

5. Po sprawdzeniu i ewentualnym dostosowaniu danych wybierz Zamknij i załaduj, aby wstawić je do Excela.

   

   Źródło: Jakub Piskorowski

Dzięki tej metodzie każdy rekord z pliku .txt lub .csv zostanie umieszczony w osobnej kolumnie i wierszu, co znacznie ułatwia późniejszą analizę, filtrowanie i tworzenie raportów.

Tworzenie wykresów

Wykresy są niezwykle przydatnym narzędziem, które pozwala zamienić surowe liczby w czytelną i atrakcyjną wizualizację. Dzięki nim łatwiej dostrzec zależności, porównać wartości oraz zaprezentować wyniki w sposób zrozumiały dla odbiorców - zarówno podczas analizy danych, jak i w trakcie prezentacji.

Jak utworzyć wykres?

1. Zaznacz dane, które chcesz przedstawić graficznie.

2. Przejdź do zakładki Wstawianie i wybierz opcję Polecane wykresy lub od razu wskaż jeden z typów dostępnych w sekcji Wykresy (np. kolumnowy, liniowy, kołowy).

3. Wybierz interesujący Cię typ wykresu.

4. Kliknij OK, aby wstawić wykres do arkusza.

Źródło: Jakub Piskorowski

Po utworzeniu wykresu pojawią się dodatkowe karty narzędzi, takie jak Projekt wykresu czy Formatowanie, które umożliwiają:

• zmianę stylu i kolorystyki wykresu,

• dodanie elementów takich jak tytuły osi, etykiety danych, legenda,

• szybkie przełączanie się między różnymi typami wykresów.

Źródło: Jakub Piskorowski

Dzięki odpowiednio dobranemu wykresowi można szybko wskazać najważniejsze informacje – np. porównać ceny produktów, sprawdzić trend sprzedaży w czasie czy zobaczyć udział procentowy poszczególnych kategorii w całości. Dane przedstawione w ten sposób są nie tylko bardziej czytelne, ale także skuteczniej przemawiają do odbiorcy.

Przygotowanie do druku - zapisanie jako PDF

Excel umożliwia elastyczne drukowanie danych – można wydrukować cały skoroszyt, pojedyncze arkusze, wybrany fragment arkusza lub nawet tylko jedną tabelę. Dzięki odpowiednim ustawieniom wydruk będzie czytelny i dopasowany do potrzeb, co jest szczególnie ważne przy dużych zestawach danych.

Oprócz standardowego drukowania istnieje także opcja drukowania do pliku (np. w formacie PDF), co pozwala zachować układ arkusza i przesłać go osobie korzystającej z innej drukarki lub systemu.

Drukowanie całego arkusza krok po kroku:

1. Zaznacz arkusz lub arkusze, które chcesz wydrukować.

2. Przejdź do Plik > Drukuj lub użyj skrótu CTRL + P.

3. Wybierz odpowiednią drukarkę i ustawienia, takie jak:

   • zakres wydruku (cały arkusz, wybrane strony lub zaznaczenie),

   • orientacja strony (pionowa lub pozioma),

   • rozmiar papieru (np. A4, A3),

   • skalowanie (np. dopasowanie arkusza do jednej strony lub do szerokości strony).

4. Kliknij Drukuj, aby wysłać dokument na drukarkę.

Przykład
Jeśli arkusz zawiera wiele kolumn i nie mieści się na jednej stronie, można zmienić orientację na poziomą oraz włączyć opcję Dopasuj arkusz do jednej strony, aby cały zestaw danych znalazł się w jednym czytelnym wydruku.

Takie ustawienia pomagają uniknąć sytuacji, w której dane „rozbijają się” na kilka stron i stają się nieczytelne.

Źródło: Jakub Piskorowski

Drukowanie wykresu

Excel umożliwia także drukowanie pojedynczego wykresu bez konieczności drukowania całego arkusza. Wystarczy zaznaczyć wykres, który chcemy wydrukować, a następnie wybrać Plik > Drukuj. W ustawieniach należy wskazać opcję Drukuj zaznaczony wykres i zatwierdzić przyciskiem Drukuj. To rozwiązanie świetnie sprawdza się, gdy chcemy dołączyć wykres do raportu lub prezentacji w formie papierowej.

Źródło: Jakub Piskorowski

Drukowanie skoroszytu do pliku (PDF)

Czasami zamiast wysyłać dane do drukarki warto zapisać je w formie elektronicznej. W tym celu można skorzystać z opcji drukowania do pliku. Wystarczy:

1. Wejść w Plik > Drukuj.

2. W obszarze Drukarka wybrać opcję Drukuj do PDF.

3. (opcjonalnie) zaznaczyć opcję Drukuj do pliku.

4. Określić lokalizację, w której plik PDF ma zostać zapisany.

Tak zapisany skoroszyt zachowuje wygląd wydruku i może być łatwo przesyłany innym osobom lub przechowywany jako dokument archiwalny.

Źródło: Jakub Piskorowski

Zadania Microsoft Excel 1

1. Formatowanie warunkowe.

• Stworzenie danych dotyczących sprzedaży:

  • Utwórz arkusz kalkulacyjny, w którym zapiszesz dane dotyczące sprzedaży produktów w różnych dniach tygodnia.

  • Uwzględnij sprzedaż minimum 4 różnych produktów.

  • Wprowadź dane sprzedaży dla każdego produktu w dniach od poniedziałku do niedzieli.

  • Układ tabeli, wiersze jako produkty, kolumny jako dni tygodnia.

• Zastosowanie formatowania warunkowego:

  • Wybierz zakres danych dotyczących sprzedaży

  • Jeśli wartość komórki jest większa niż 10, ustaw kolor tła na zielony.

  • Jeśli wartość komórki jest równa lub mniejsza niż 10, ale większa niż 5, ustaw kolor tła na żółty.

  • Jeśli wartość komórki jest równa lub mniejsza niż 5, ustaw kolor tła na czerwony.

2. Tworzenie wykresów i diagramów.

• Przygotowanie danych

  • Skorzystaj z danych dotyczących sprzedaży produktów w różnych dniach tygodnia, które stworzyłeś w poprzednim zadaniu.

• Stworzenie wykresu słupkowego:

  • Wybierz cały zakres danych.

  • Przejdź do opcji wstawiania wykresów i wybierz wykres słupkowy (kolumnowy).

  • Upewnij się, że wykres przedstawia ilość sprzedanych produktów dla każdego dnia tygodnia.

• Stworzenie wykresu punktowego:

  • Wybierz cały zakres danych.

  • Przejdź do opcji wstawiania wykresów i wybierz wykres punktowy.

  • Upewnij się, że wykres punktowy również przedstawia ilość sprzedanych produktów dla każdego dnia tygodnia, z odpowiednimi punktami dla każdego produktu.

3. Sortowanie i filtrowanie danych.

• Przygotowanie danych

  • Utwórz arkusz kalkulacyjny z danymi dotyczącymi ceny i ilości minimum 10 różnych produktów.

  • Dane powinny zawierać kolumny takie jak: Produkt, Cena, Ilość.

• Formatowanie jako tabela:

  • Zaznacz cały zakres danych.

  • Sformatuj dane jako tabelę, wybierając odpowiednią opcję w menu arkusza kalkulacyjnego

• Sortowanie i filtrowanie:

  • Po sformatowaniu danych jako tabeli, powinny pojawić się strzałki sortowania i filtrowania w nagłówkach kolumn.

  • Zastosuj sortowanie rosnące lub malejące na kolumnie Cena.